Diferencia entre los Workflows y los Procesos de Negocio

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Les voy a dar un ejemplo de la importancia de comprender la diferencia entre los Workflows y los Procesos de Negocio.

Uno de los proyectos más importantes del Programa Workflows nos recordaba permanentemente lo importante de su “Proceso de Venta” en cada página de la documentación. Y para nosotros, leyéndola, nos parecía que efectivamente trataba de un workflow medianamente complejo, de quince o veinte pasos, que debían seguirse a rajatabla para garantizar el proceso efectivo de una nueva venta.

Pero tres meses después – aun en la etapa de análisis – nos dimos cuenta que a lo que el cliente llamaba “Nuestro Proceso de Venta”, no era un solo workflow, sino que cada paso descrito contenía, dentro de sí, una serie de tareas y decisiones que no estaban aún documentadas. Su entendimiento de “Workflow” era literal: “Sales Work-Flow” / “Las Actividades para una Venta”.

Pero en términos técnicos, para nosotros, un workflow era solo uno de los tantos procesos a automatizar que podían o no ser parte de un todo. Ellos nos estaban  mostrando un worflow padre, del que dependían decenas de workflows más pequeños que debían esperarse unos a otros. Casi perdimos al cliente aquella vez, porque muy tarde nos dimos cuenta (todos) de la cantidad de tiempo que habíamos perdido.

La línea divisoria es muy fina. Los workflows – o flujo de tareas – antes trataban esencialmente con el encaminamiento de tareas y documentes de persona a persona, midiéndose los tiempos, los resultados, y eventualmente mejorando el proceso mediante pequeños cambios. Por ejemplo, los pasos que varias oficinas debían encadenar para aceptar los pagos de un nuevo cliente.

Los Procesos de Negocio (BP, pero usualmente BPM – por lo de Business Process Management), involucraba la serie de pasos entre diferentes aplicaciones, independientemente de que haya o no personas ejecutándolas o sistemas. Un ejemplo típico era cuando un nuevo cliente debía ser actualizado en varios sistemas automáticamente antes de ser dado oficialmente de alta.

En definitiva. La cosa ha cambiado mucho en estos últimos años.  Antes los workflows eran específicos para aplicaciones: el de Sharepoint, el de SAP, el de BizTalk, alguno hecho para una Aplicación de Escritorio, etc. Pero últimamente, con la aparición de sistemas más híbridos como los de K2, Wintex, y otros tantos, las compañías empezaron a ver la utilidad de tener un Servidor de Workflows, de Procesos de Negocios, donde todas las solicitudes – independientemente de la aplicación – eran enviadas a una especie de “Centro de Computo” y las tareas entonces eran redirigidas a personas o sistemas, los tiempos de espera eran medidos, los trabajos sin pronta respuesta eran elevados a otras personas, y se hacían reportes frecuentes para localizar los famosos “cuello de botella”, puntos que se podían mejorar.

Hoy día por tanto, la diferencia entre el concepto de Workflow y Proceso de Negocio, es que el primero sigue siendo entendido como una solución tecnológica, que se modela, automatiza, mejora; mientras que los Business Process engloban el entendimiento de cómo se llevan a cabo los procesos de las empresas.

Para entenderlo mejor. Los Procesos de Negocio tratan de aquellas actividades que a veces tocan varios departamentos de la empresa que producen valor a la empresa y sus clientes (el Proceso de Ventas, el de Compras, el de Nuevos Talentos, etc.), mientras que los Workflows es la tarea de automatizar las tareas repetitivas, trayendo eficiencia a dichos Procesos de Negocio.

Consejo: Como los términos son confusos, inclusive dentro de nuestro propio equipo, deberíamos aclarar desde el principio a que nos referimos cuando decimos Workflows o Procesos de Negocio. Lo que suele suceder es que el cliente también está confundido, y puede llevar a malos entendidos en el futuro. Utilizar un Glosario de Términos en la documentación.

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