Reglas claras para empezar un Proyecto

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En uno de mis últimos proyectos, pasadas varias semanas,  no sabía bien quién era el jefe, o la forma recomendada de vestir frente al cliente (formal-informal). Cada uno parecía hacer lo que quería. A veces las reuniones se cerraban ni bien empezar porque cambiaban permanentemente de día; e incluso, tuvimos que trabajar todo un fin de semana para documentar los componentes antes de la entrega final, y nadie estaba al tanto que eso podía suceder. No conocíamos los requerimientos.  En conclusión: No había reglas claras para empezar un proyecto.

Si las Reglas de Juego no están claras desde el principio: mala cosa. La gente es buena, pero si la controlas es mejor – dicen los que saben. Y algo de razón deben llevar.

No sólo se trata de las cosas que hay que hacer, sino de CÓMO se hacen. Reflejan la importancia de cómo el equipo va a trabajar en grupo.

Deberían establecerse desde un principio, si es posible desde la primera reunión. Postergar esa discusión… es siempre fuente de problemas.

El foco principal debería estar dado en la Tareas, en los Procesos y en las Normas.

Consejo: Habla sobre las reglas en la primera reunión. Todo el equipo tiene que tener posibilidades de aportar. Que cuenten sus experiencias pasadas. Que cada uno sea frontal y diga lo que espera de este proyecto o de la interacción con sus compañeros. Escribirlas en papel y distribuirlas a todos.

Hay que prestar atención en mencionar por qué razón cada persona está en el proyecto; qué es lo que cada uno aporta; cómo se asignaran las tareas; cuando se realizarán las reuniones; horarios de trabajo;  modelos de escalación cuando hay problemas y cómo nos comunicaremos entre sí. También como se tomaran las decisiones o se resolverán los conflictos.

Ejemplo de Reglas que pueden adoptarse:

  • Las reuniones empezarán a la hora, sin retrasos. El que falte tiene que encargarse de enterarse de que se ha hablado. Es su responsabilidad.
  • Se rotará la persona que tomara notas y las distribuirá luego.
  • Si hay discusiones o diferentes puntos de vistas, se votará o intentará consenso.
  • Se distribuirá una agenda antes de cada reunión.

Si tienen oportunidad, háganlo. Pongan en claro y en papel cómo se va a trabajar. Aunque ya el equipo se conozca de antes. Eso hace que las expectativas entre los compañeros estén bien claras. Nada de no saber cuándo viene el jefe, o qué días no suele venir el tester, por ejemplo. Todo claro, así no hay supuestos incómodos.

 

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