Visualización del Trabajo en un Proyecto

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La Visualización del Trabajo en un Proyecto, en pizarras, plantillas Excel, o con papel y lápiz, es un paso fundamental para saber en donde estamos parados, en todo momento.

Ya hemos tocado el tema de las pizarras usadas en Scrum, por ejemplo, o de visualizar el progreso de las tareas usando Kanban. En los desarrollos de Cascada, por ejemplo, se utilizan planillas para ver en qué estado están los WBS (el trabajo descompuesto en pequeñas partes).Pero sea cual fuere el sistema que usemos, visualizar el estado de nuestro proyecto sigue siendo fundamental.

Últimamente me estoy inclinando por hacer grandes carteles (o medianos, que no es para tanto). Donde tengamos todos a la vista el estado del proyecto. En que etapa está cada entregable.

Si el equipo está separado geográficamente, usar la plantilla en cada reunión.

¿Por qué es importante la Visualización?

Primero y fundamental, proveen una respuesta simple y directa a preguntas incomodas que nos pueden hacer otras partes interesadas. Preguntas incomodas que deberíamos estar haciéndonos nosotros mismos.

¿Qué estamos haciendo en este momento?. Imprescindible para que no estemos trabajando en la misma cosa, o pensando que vamos a integrar un componente a otro que todavía ni siquiera se comenzó a hacer.

¿Quién está trabajando en estos momentos?. Si tuviera que guardarme un dolar por cada vez que me pregunté si el equipo de la India estaba trabajando o no (porque a veces se olvidan de encender sus mensajeros), sería millonario. Saber qué esta haciendo cada persona no es una necesidad total. Pero si es una gran ayuda a la hora de establecer confianza dentro del equipo.

El problema no suele ser los que están haciendo menos. Sino los que están haciendo de más, forzando la maquina. Son ellos los que tarde o temprano van a empezar a desconfiar del compromiso de otros compañeros. Van a comenzar a desconfiar. La visualización de quién está trabajando en qué, en estos momentos, nos ayuda a evitar estos malas situaciones.

¿Quién tiene tiempo disponible? Aunque parezca lo opuesto a lo que acabamos de decir, saber rápidamente que hay personas en el equipo sin nada para hacer puede ser un síntoma que la carga de trabajo está mal distribuida. Puede ser algo temporal y pasajero. De no serlo, debemos hacer coaching y enseñar a estas personas a ofrecer ayuda a los colegas.

¿Qué tarea está bloqueada? Es importante poder identificar algo que está en un estado más tiempo de lo que se había previsto porque tiene todo el potencial de convertirse en un problema. Sin visualización perdemos esa previsión.

¿Quién necesita ayuda? A veces queremos solucionar todos nosotros mismos. Especialmente en este mundo de la tecnología, donde estamos rodeado de gente capaz, pero también obstinada. Saber si alguna tarea es compleja o extremadamente compleja nos da la pauta que un colega podría estar necesitando una mano.

¿Quién está sobrecargado? Como lo habíamos dicho antes: Lo peor es que normalmente esas personas, las que tienen demasiadas tareas a su cargo, están tan ensimismadas en intentar cerrarlas que a veces no ven claramente los caminos más sencillos o lógicos para lograrlo. Por tal motivo, que el equipo pueda visualizar ésta situación y actuar en consecuencia puede ser muy positivo.

¿Cuando voy a poder ver algo del producto? Sin visualizaciones, los pronósticos y estimaciones no son mejores que guiarse por un horóscopo. Con una buena vista de cómo fue progresando nuestro trabajo a través del tiempo, podemos estimar nuestra rapidez, y pronosticar mejor cuando alcanzaremos los objetivos.

¿Qué es lo próximo? ¿Qué es lo que se viene? ¿Qué etapa, o situación nos espera?. Esto es muy claro cuando podemos visualizar las vacaciones del equipo por ejemplo. O los días de feria en diferentes partes del mundo cuando nuestro equipo está distribuido. O una despliegue en producción que se acerca en el tiempo.

Tener – en cualquier momento – respuestas a estas preguntas son síntomas de un buen PM-Manager. Esfuérzate para qué siempre las tengas.

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